Luovuusstrategia tuottajan työssä

Mari Rytkönen

Tällä hetkellä työni on käytännössä valtava gobeliini tai tilkkutäkki: Sitä valmistetaan eri nurkista kaiken aikaa, osa on täysin omalla vastuullani ja muissa osissa minun täytyy pitää huoli siitä, että tarvikkeet riittävät, ne ovat kunnossa ja tekijöillä on ohje selvillä – tai että ohje edes on olemassa. Niin, ja tekijät ovat paikalla edes hetkittäin.

Näen oman roolini tuottajana ennen kaikkea tulkkina ja mahdollistajana. Koen, että on tärkeää luoda ilmapiiri, jossa tuottajaan uskaltaa ottaa yhteyden aina tarvitessaan, mutta pidän hyvin olennaisena myös tietynlaisen etäisyyden ylläpitämistä. Kiteyttäisin sen oikeastaan ystäväni minulle antamaan neuvoon “Never complain, never explain”.​ Pyrin pitämään työssä tietynlaista selkeyttä – kun tehtävät ja aikataulut ovat selvillä, niitä voidaan myös uusia, kun myös tiedetään mihin kaikkeen muutokset vaikuttavat.

Työskentelen useammassa projektissa, moni niistä on palkaton järjestötehtävä. Vuosien varrella olen ollut johdettavana ja johtanut, luonut ja koordinoinut luovuutta. Näistä olen oppinut ennen kaikkea sen, että vastuutehtävää ei pitäisi ottaa vastaan, jos ei siihen ole aikaa eikä oikeastaan aiettakaan tehdä sitä. Olen ollut tilanteissa, joissa on ollut halukkuutta virkoihin tai jäsenyyteen luontoisetujen ja titteleiden takia ja toiminta jäänyt ruusuisten lupausten asteelle. Mistä johtuukin, että mielestäni tuottajan työssä kyynisyyden ja realistisuuden raja on hetkittäin hiuksenhieno​.

Siksikin tärkeää johtamisessa antaa: tila, ymmärrys ja arvostus tiimijäsenten vahvuuksille​. Muutenkin tiimin motivaatio pysyy yllä, kun jäsenet saavat tarpeeksi haasteita ja myös toteuttaa tarpeeksi omaa vahvuusaluettaan. Tämä vaatii tietysti kommunikaatiota ja taitoa lukea tiimin jäseniä, ja turvallista kommunikaatioilmapiiriä, jossa voi luottaa keskustelujen totuudenmukaisuuteen.

Luottamuksen ilmapiiri on siis ehdottoman tärkeä. Myöskin ajattelen niin, että tietty välimatka, joka saavutetaan kun tuottaja on mukana toiminnassa, myös suojelee taiteentekijöitä. On enemmän tilaa hengittää ja keskittyä omaan tekemiseen eli luomiseen, kun teot ja ajatukset käyvät tietynlaisen seulan läpi – kuten myös palaute. Mielestäni luovuus tarvitsee ainakin hetkittäin mahdollisuuden hiljentymiseen ja eristäytymiseen, sisäänpäinkääntymiseen. Tilaisuus kysyä “mitä minä olen tästä mieltä? Miten minä haluaisin, että tämä asia olisi?” Tämä liittyy mielestäni luentomateriaalina käytetyissä lähteissäni – turvallinen tila keskustella kriittisestikin. Mutta miten esittää omia ajatuksiaan, jos niitä ei ole ehtinyt ajatella?

Luova työ on mielestäni sen verran intensiivistä, että sitä on mahdotonta tehdä yhtäjaksoisesti 8-16, eivätkä ideat välttämättä tule toimistoaikoina. Sanoisinkin siksi, että paras päätökseni kaiken kannalta (erityisesti työn ja terveyden) oli ottaa koira.​ Perheettömän järjestötoimijan aikaa ja energiaa vaaditaan juuri niin paljon kuin niitä ehtisi antaa. Onkin fantastista päästä sanomaan tilanteessa kuin tilanteessa, että nyt minun täytyy lähteä ruokkimaan ja lenkittämään koira, palataan tähän. Muutenkin ADD:nä joko haahuilisin tai turboilisin vuorokausia yhtä soittoa, jollei koirani ilmoittaisi napakasti nilkkaan puremalla, että aika lähteä happihyppelylle. On myös syytä mennä välillä nukkumaankin, jos meinaa selvitä viimeistään 9.06 naamalle istahtavasta heiluhännästä.

Loppujen lopuksi paras pelikirjani ohje on äitini: Muistahan syödä ja nukkua

Tapahtumaturvallisuus – Se pakollinen paha?

Eevi Rannikko

Esiintyjät tilattu, viestintä ja markkinointi kunnossa, ruokamyynti hoidossa, työntekijät hankittu ja budjetti viittä vaille käytetty. Näin tuntuu olevan turhan moneen tapahtuman kanssa. Kun rahaa on käytettävissä rajallisesti, pitää usein jostakin tinkiä. Valitettavasti markkinoinnin ja tähtiesiintyjien varjoon jää tällöin usein tapahtumaturvallisuus. Näin ei pitäisi olla, sillä ilman turvallisuutta kaikki saattaa mennä vähän, tai vähän enemmän, mönkään.

Turun suurimmassa kulttuuri- ja tapahtumakeskuksessa, Logomossa, tapahtuma- ja tuotantojohtajana työskentelevä Janne Auvinen oli puhumassa Turun tapahtuma- ja kongressipalveluiden syyskokouksessa tapahtumaturvallisuudesta otsikolla ”Tapahtumaturvallisuus – Joutavaa pelonlietsontaa vai merkittävä viihtyvyystekijä?”. Auvinen kertoi, miten on tapahtumaturvallisuuden sanansaattajan roolissaan usein törmännyt tilanteisiin, joissa hätäuloskäynnit on tukittu pöytäpinoilla, uloskäynneille johtavat opasteet piilotettu verhojen taakse ja eiköhän joku ole ripustanut tonneja painavan taakan nippusiteillä ihmismassan yläpuolelle kuin varmistaakseen, että jotain varmasti tapahtuu. Mihin nykyihmiset ovat hukanneet maalaisjärkensä ja luontaisen vaistonsa suojautua riskeiltä? Vaikka tapahtumaturvallisuus maksaa, on Auvisen jutuissa salamankirkas pointti: Kuollut yleisö ei tule enää tapahtumaan uudestaan.

Järjestin keväällä tapahtuman, johon odotettiin vuoden 2015 pohjalta 2500 osallistujaa, merikeskus Forum Marinumin edustalle. Kun päivä sitten saatiin pakettiin, lopulliseksi kävijämääräksi laskettiin 4500 henkilöä, joista yli puolet alle kouluikäisiä lapsia. Tapahtumaan tilaamani ensiavun henkilökunnalta saamieni tietojen mukaan heidän tarvikkeiden käyttösaldonsa tapahtumassa oli yksi laastari. Hyvin siis meni niiltä osin. Kun tapahtuma järjestettiin Aurajoen rannalla ja sinne odotettiin useampaa tuhatta kävijää, tuli vastaan tilanne, jossa pelastusviranomainen oli sitä mieltä, että vuoden 2014 järjestyksenvalvonta joen partaalla noin 500 kävijälle ei riitä, vaan Aurajokeen on hankittava pintapelastusalus. Hieman mutisin itsekseni rahanmenoa, mutta tietysti pintapelastuksen hankkiminen oli tapahtuman kannalta järkevää. Olisihan koko tapahtuman luonne muuttunut dramaattisesti, jos joku pienistä kävijöistä olisi joutunut veden varaan, eikä pelastusta olisi ollut heti paikalla.

Vaikka esiintyjät olisi suunniteltu viimeisen päälle ja markkinoinnista olisi pidetty huolta siten, että väki saadaan paikalle, ei kukaan muista tapahtumasta niitä seikkoja, mikäli siitä tulisi ”se tapahtuma, jossa se lapsi hukkui”. Aikalailla kaikki muu tapahtumatuotannossa on turvallisuutta turhempaa, ja siksi kulujen suitsiminen pitäisi aina aloittaa muualta kuin turvallisuudesta. Auvisella on tähänkin napakka viisaus: Jos tehdään tapahtuma, eikä sitä ole varaa tehdä turvallisesti, ei sitä ole varaa tehdä ollenkaan.

Kilpailuttamalla palveluita voi tapahtumaturvallisuudessakin saada aikaan säästöjä. Kilpailutusta tehdessä on kuitenkin hyvä miettiä ja verrata saatuja tarjouksia huolella. Halvin kun ei aina ole se turvallisin. Auvinen kertoi luennollaan törmänneensä urallaan tilanteisiin, joissa tapahtuman rakenteita ja tekniikkaa kokoavien henkilöiden työajat olivat pitkälti yli 15 tuntisia. Koska yksi työnantaja ei voi pitää työntekijää vuorossa niin pitkää aikaa, vaihtoivat työntekijät työajan täytyttyä paperilla työpaikakseen toisen alihankintafirman ja työt jatkuivat. On tieteellinen fakta, että ihmisen motoriikka ja harkintakyky alkavat laskea huomattavasti, kun työtä on tehty yhtäjaksoisesti yli suositusten. Kun työtä saatetaan pahimmillaan tehdä vuorokausi yhtäjaksoisesti, on todennäköisyys sille, että keskittyminen herpaantuu hetkeksi, todella korkea. Se hetki voi ratkaista lopulta paljon.

Kestävällä kehityksellä ajallista ja taloudellista säästöä tapahtumatuotantoihin

Eevi Rannikko

Kestävä kehitys on viimeisten vuosien aikana alkanut näkyä entistä laajemmin tapahtumatuotantojen toteutuksessa, vaikka vauhti ei päätä vielä huimaakaan. Kestävä kehitys mielletään usein haasteelliseksi toteuttaa ja sen ajatellaan olevan myös kallista. Väittämä on osittain totta, mutta erityisesti toistuvissa tapahtumissa saavutetaan yleensä lopulta sekä ajallista että taloudellista säästöä, kun kestävää kehitystä aletaan jalkauttaa toimintaan. Esimerkiksi kierrätyksen onnistuessa sekä ympäristö, että tapahtumajärjestäjän jätehuoltoon varaama budjetti kiittävät.

Suomessa käytössä on useita ympäristömerkkejä, joista suurin osa on suunniteltu erityisesti matkailutoimijoiden, esimerkiksi hotellien tarpeisiin. Joukosta löytyy kuitenkin myös tapahtumien toteutuksen tueksi sopivia sertifiointeja. Oikean sertifioinnin löytäminen onkin sitten haastavampi prosessi, sillä yhtä suurta totuutta ei pelkällä kierroksella Googlessa löydä.

Suomessa merkittäviä käytössä olevia ympäristösertifiointeja on yli kymmenen. Näitä ovat Joutsenmerkki, Green Key, Ekokompassi, ISO 14001 ympäristöjärjestelmä, ECEAT, EMAS, EU-kukka, Green/Responsible DQN, Laatutonni Green Start, TripAdvisor GreenLeaders, Metsähallituksen kestävän luontomatkailun periaatteet sekä Euroopan komission ETIS-järjestelmä (European Tourism Indicator System for Sustainable Destinations). Osa näistä varmasti on tavallisillekin kuluttajille tuttuja, kuten Pohjoismainen ympäristömerkki Joutsenmerkki, johon törmää muun muassa markettien kotitaloustuotehyllyillä, sekä matkailuyrittäjien usein käyttämä Laatutonni, jonka logo lienee monille tuttu. Mistä sitten tietää, mikä sertifikaatti olisi oman toiminnan kannalta se jota kannattaisi alkaa hakea?

Liikkeelle kannattaa lähteä oman liiketoiminnan tarpeista. Esimerkiksi ECEAT on suunnattu erityisesti pienten bed & breakfastien tarpeisiin ja Ecolabelin sisältö painottuu leirintäalueiden tarpeisiin ja pienyrityksiin. Green Key soveltuu erityisesti suurten hotelli ja majoituskohteiden tarpeisiin. Eri sertifikaateissa keskitytään eri osa-alueisiin ja esimerkiksi EMASia voidaan pitää tuhdimpana versiona ISO 14001 järjestelmästä, sillä molempien sisältämien vaiheiden; alustava katselmus, ympäristöpolitiikka, ympäristöohjelma, ympäristöjärjestelmä ja auditointi lisäksi se sisältää ympäristöselonteon, ulkopuolisen todennuksen sekä rekisteröinnin -vaiheet.

Kun puhutaan ympäristömerkinnöistä tapahtumille, on valikoima suppeampi. Jäljelle jää suoraan sovellettavaksi Ekokompassi, jonka osana toteutettiin pääkaupunkiseudulla vuosina 2012–2014 monille tapahtuma-ammattilaisillekin tutuksi tullut Greening events -hanke. Hankkeen tarkoituksena oli kehittää tapoja tapahtumien ympäristöasioiden hallintaan erityisesti pääkaupunkiseudulla. Malli on sittemmin laajentunut siten, että sitä voi soveltaa koko Suomessa tapahtumien toteutuksessa ja hanke jatkuu edelleen Ekokompassi tapahtuma -nimen alla.

Henkilön kannalta suurempi ongelma on löytää itselleen sopiva sertifiointi kuin jalkauttaa se käyttöön. Ekokompassi on käyttökelpoinen työkalu tapahtumien ympäristöasioiden arviointiin, joskin se on vielä keskeneräinen hankkeen jatkuessa vuoden 2017 loppuun. Tapahtumien toteutuksessa ekologisuus on tärkeää ja tulee korostumaan entisestään tulevina vuosina. Kun ympäristöasiat otetaan tapahtumatuotannoissa huomioon hyötyä saa ympäristön lisäksi tapahtumajärjestäjä, mutta myös tapahtumakävijä. Siksi onkin hyvä, että Ekokompassin kaltaisia kehityshankkeita toteutetaan.

Lisätietoja sertifioinneista ja ympäristöjärjestelmistä löytyy mm. Visit Finlandin verkkosivuilta. Tutustu myös Ekokompassiin tapahtumille.